第十五章 会前项目会（1/2）

近两个月紧锣密鼓的准备工作后，南京会议即将拉开帷幕。

erdmann、marco、陈霞三人提前一周来到了北京。

这天下午，他们和尹杰小组在会议室进行启程前最后一次工作汇总，宁先生和bella也列席参加。bella参加这个会议是尹杰特地提出的。下周与会的其他人都将飞往南京，后方大主管bella的支援必不可少。

阶段计划表已经用投影仪投放到大屏幕上。会议各项准备工作的分项、细项、负责人、进度标录得非常清楚。

她语调清越地介绍道：

“关于南京会议这个项目，中国团队每周都召开一次例会作进度跟进并解决问题。每次例会的memo都在例会当天e-mail发给了erdmann，marcus，宁先生，并抄送总部的marco，林霞，以及中国团队的每一位成员，以确保大家都能及时掌握相关情况，以便更好地进行配合。南京会议的准备工作分为会议环节设置、参会人员邀请、演讲嘉宾邀请，以及会务外包四个环节。大家可以从计划表中看到，每一项工作都有专人负责，我除了负责其中一部分分项工作外，也负责总体项目跟进、工作监督，以及与总部以及其他部门的协作联系。现在我先做一个总体介绍。

首先，关于会议环节设置。会议总耗时一个上午时间，整体流程分为两大部分，即主题会议和圆桌会议两部分，通过茶歇进行两个环节的划分。在主题会议阶段，则安排有当地政府致辞、s国政府代表致辞，s国及豪森州投资环境介绍，税务专家从全球税务架构角度介绍投资s国的优势，法律专家从法律层面解答通常出现的问题。圆桌会议环节，我们将邀请五位嘉宾，分别是s国驻上海总领馆领事/参赞，“四大”的代表、律所代表，以及两位目标企业负责人。如果您不反对的话，erdmann,我和宁先生商量过，想邀请您出任圆桌会议主持。”

erdmann微笑着点点头。尹杰环顾总部各位和bella，问道：

“关于会议流程设置，各位有什么问题吗？”

erdmann做了个手势，示意尹杰继续往下讲。

“关于参会人员邀请，christina和flora花费了大量的时间和精力为我们筛选出了当地的优秀企业。经分析之后我们发现其中有31家企业比较符合我们的目标筛选标准，初步判定具有投资s国的潜力，我们把他们定为邀请参会的重点企业。这些企业分别来自造船、通用机械、港口机械、制药、纺织等领域，他们的共性有几点：首先是年营业额都超过20亿人民币，也就是3亿欧元以上；其次，要么直接销售，要么通过进口商等渠道间接销售，这31家企业的产品都或多或少都在欧洲市场有过销售，有的还占有了少量市场份额。在已经获得收益的情况下，相信他们对直接开发欧洲市场、获取更高利润会抱有极大的期许。这部分企业的邀请由我负责，我已经通过南京市商务委、贸促会与其中的28家取得了联系，并经由当地政府发送了邀请函。到目前为止，反馈的情况比较理想，已经有25家企业承诺参加我们的活动，并且已经把参会人员名单发过来了。参会人员的级别都比较高，大多由企业老总，或副总，或者投资总监等高级管理人员携一到两名助手到会参加。活动之后我们还会安排代表团拜访其中的几家企业。”

尹杰点头示意，flora随即把打印好的名单发到每个人手中。

“除了这25家企业之外，当地政府还推荐了另外65家企业前来参会，大部分是中大型进出口企业和当地发展较好的制造类企业，也有相当一部分是当地政府比较重视的中小企业。这65家企业的信息细化工作，flora正在加班加点地完成。虽然这部分企业字面情况或许和我们设定的工作目标有一定差距，但是也不排除其中一部分企业在这次活动后率先到豪森州投资的可能。大家手头的名单分为三部分，第一部分是25家重点企业，其余6家我们还在联络争取。第二部分就是当地政府组织的65家企业参会人员名单。第三部分则是江苏各级政府参会人员名单和邀请的媒体名单。”

“当然，本周末我和flora就会提前到南京检查会务准备，活动前这段时间我们会继续跟进这些重点企业确定参会人员，也督促当地政府确认推荐参会企业的人数。”

她停了下来，继续环顾大家，问道：

“对参会企业邀请这部分工作，大家有什么问题吗？”

erdmann翻看着手里的名单，满意地点点头。宁先生观察着他的反应，也点了点头，冲着尹杰挤挤眼睛。marco和林霞都没有提出什么问题。

“关于演讲嘉宾，一共分为四个部分：s国政府、s国企业和提供跨国服务的会计师事务所和律所、当地政府、当地企业。我先说中国国内的部分，当地企业代表已经邀请到位，企业演讲嘉宾请了三位，一位是蓝星集团总裁，蓝星集团主要从事制药行业，在国内原料药生厂商中排名第三；另一位是中宇集团董事长，中宇集团实行的是多元化发展，我们感兴趣的主要是它的建筑机械和港口机械模块，中宇集团也在国内率先投资了高端传感器制造等先进制造行业。第三位是扬子实业，扬子实业的规模没有蓝星和中宇那么大，主要研发和生产安保设备，但他们的产品在国内声誉相当好，质量上足以和honeywell的同等产品进行竞争。这三家企业中，我们计划蓝星和中宇安排在主题会议环节作演讲，因为他们在当地企业中比较有号召力；扬子实业则安排在圆桌环节，他们在欧洲已经有销售，走出去的意愿可能比较强烈。另外，扬子实业的董事长兼总经理曾经有德国海德堡大学的留学经历，这个公司的业务又具有代表性，估计在讨论中能问出很多有价值的问题。”

当地政府代表则计划邀请南京市负责外经外贸工作的杨晨宇副市长。经过邀请问询，杨市长办公室已经初步同意出席会议并致辞。当然，不排除另外一种可能，如果发生特殊情况，杨市长很可能委托其他人代为参会。以目前的情况看，发生这种意外的可能性不算太大，当然我们会尽量跟进，即使发生这种情况也及时沟通解决。外方演讲嘉宾请总部团队负责邀请，一会要请erdmann为我们来介绍。”

“会务外包工作主要由christina负责。现在请她给大家做一个简要介绍。”

尹杰打开一个ppt，把电脑交给christina。

christina冲着尹杰笑了笑，接过了话头：

“谢谢evita。我负责南京会议的会务外包工作。通过对南京现有的几家五星级酒店从地理位置、价格、商誉、客户群体等几个方面进行评估，我选定了南京金陵饭店。呃...跟evita和flora商量后一起选定。金陵饭店是一家很有历史的五星级酒店，诺华、普华永道、德勤、雀巢、abb等跨国企业近三年内多次选用金陵饭店举办公司尾牙、供应商大会，以及行业研讨会，他们对于s国公司的活动要求比较熟悉，具体合作起来应该会比较顺畅。考虑到我们这次活动的规模在300人以内，我们将租用会议区的扬子江大厅半天，租金4万元，舞台和背景墙搭建由酒店签约的装潢公司负责，金额根据背景墙的尺寸和喷布内容，以及舞台尺寸等确定。这里有模拟图请大家讨论最后敲定方案。茶歇费用158元，内容有八种小点心、咖啡、茶、橙汁、矿泉水。午餐是自助餐，出了会议室就可以在门口搭自动扶梯到酒店一楼的金海湾自助餐厅用餐。酒店同意隔出整个北翼招待我们的客户。自助餐品种按酒店日常安排来，包含中餐、西餐、日料。因为我们人数多，价格是正常价格的95折。”

她的声音一开始有点颤抖，后来越来越流畅，也越来越自信。尹杰此前要求她把准备工作做一个ppt的时候，她还老大不情愿。之后被挑出毛病一再修改的时候，她都几乎控制不住要尖叫了。不过现在看来，有了这个ppt，汇报起来确实轻松，效果也好了不少。